A contratação de um novo funcionário exige uma série de documentos que devem ser solicitados antes mesmo do primeiro dia de trabalho. Estar com a documentação completa evita problemas trabalhistas e garante o cumprimento das obrigações legais.
Documentos Obrigatórios do Funcionário
Documentos Pessoais Básicos
- RG (Cédula de Identidade): Original e cópia
- CPF: Original e cópia
- Certidão de Nascimento ou Casamento: Para comprovação do estado civil
- Título de Eleitor: Com comprovante da última votação
- Certificado de Reservista: Para homens até 45 anos
- Comprovante de Residência: Atualizado (até 3 meses)
Documentos Profissionais
- Carteira de Trabalho (CTPS): Física ou digital
- PIS/PASEP: Se já possuir cadastro
- Comprovante de Escolaridade: Certificados, diplomas ou declarações
- Certificados Profissionais: Quando exigidos para a função
- Registro no Conselho: Para profissões regulamentadas
Documentos para Dependentes
- Certidão de Nascimento dos Filhos: Menores de 21 anos ou inválidos
- CPF dos Dependentes: Para maiores de 8 anos
- Cartão de Vacinação: Para filhos até 6 anos
- Comprovante de Matrícula Escolar: Para filhos de 7 a 14 anos
Documentos de Saúde
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): Emitido após exame admissional
- Cartão do SUS: Para emergências médicas
Documentos Específicos por Situação
Para Estrangeiros
- RNE (Registro Nacional de Estrangeiro) ou CRNM (Carteira de Registro Nacional Migratório)
- Visto de Trabalho: Quando aplicável
- CPF específico para estrangeiros
Para Menores de 18 Anos
- Autorização dos Pais: Por escrito e com firma reconhecida
- Alvará Judicial: Para menores de 16 anos (apenas como aprendiz)
- Comprovante de Matrícula e Frequência Escolar
Documentos que a Empresa Deve Providenciar
- Contrato de Trabalho: Elaborado em duas vias
- Ficha de Registro de Empregado: Preenchida completamente
- Exame Médico Admissional: Agendado antes do início das atividades
- Cadastro no eSocial: Envio das informações até o primeiro dia útil após a admissão
Dicas Importantes
- Prazo para Entrega: Solicite os documentos com antecedência, dando prazo razoável para o candidato providenciar tudo
- Verificação de Autenticidade: Confira sempre a veracidade dos documentos apresentados
- Guarde Cópias: Mantenha arquivo organizado com cópias de todos os documentos
- Atualize Regularmente: Verifique periodicamente se há documentos vencidos que precisam ser renovados
O que Não Pode ser Solicitado
Por lei, é proibido solicitar:
- Certidão de antecedentes criminais
- Atestado de gravidez
- Atestado de esterilização
- Exames relativos a doenças sexualmente transmissíveis
A Lexcon Contabilidade pode ajudar sua empresa a organizar todo o processo admissional, garantindo conformidade legal e agilizando as contratações.
